Servicios de Firma Digital y Documentos en Blockchain
Panama Legal Group le ofrece a sus clientes la opción de gestionar sus documentos y firmas digitalmente, registrados en Blockchain.
Esto quiere decir que no es necesario que firmen documentos como contratos, acciones o actas de manera física y con gastos de traslado, permitiendo mayor agilidad y seguridad en sus trámites.
¿Qué documentos puede gestionar?
Como ejemplo de los documentos que puede gestionar:
- Acciones
- Actas
- Contratos de Confidencialidad
- Contratos de Promesa de Compraventa
- Contratos de Servicio
- Otros Contratos
- Cartas
- Recibos
- Documentos ya firmados pero que requiera registrar en Blockchain para evitar pérdida
- Otros
Es importante mencionar que pueden existir algunas excepciones como por ejemplo requerimientos de formalidades por Ley. Se podrán implementar otras fases con otras funcionalidades posteriormente.
¿Qué incluye el proceso de firma? ¿Es seguro?
Incluye la gestión del documento para firma de todas las partes, quedando registrado en Blockchain, y de igual forma la emisión de un QR y código del documento, así, podrá usted o cualquier tercero buscar el documento para confirmar o verificar su veracidad tanto en la firma como en el texto. Otras opciones sólo incluyen el proceso de firma, donde el usuario tiene que bajar el documento. Esto dificulta la prueba en cualquier proceso judicial, en especial respecto al repudio o negación del texto correcto, brindándole más seguridad a las partes. Realmente el proceso es como firmar ológrafamente, pero con el mouse o con la pantalla táctil, en caso de escoger esta opción al momento de la firma, y recaudando más evidencias de las partes respecto a que son los que tienen que firmar.
¿Es legal?
Si. Se contempla su validez a través de la Ley 51 de 2008 de Comercio Electrónico, así mismo, se contempla dentro del marco internacional y para negocios internacionales a través de la Ley Modelo de la Comisión de Naciones Unidas sobre el Comercio Electrónico y recomendaciones de UNCITRAL.
¿Cómo funciona?
Aparte de la revisión y manejo de los documentos que va a firmar, se gestiona la firma en simples pasos:
- Recibirás un correo que te notifica que tienes documentos por firma
- Abre el Link
- Se te despliega el documento donde procederás a hacer click en “firmar”
- Escoge la opción que deseas (La primera opción te permite firmar con dispositivo móvil o con ordenador, y cámara, con pantalla táctil o con mouse, la segunda opción es para programar la firma calificada, y la tercera opción es con un código único en caso de que no tengas cámara):
- Se confirmará tu prueba de vida:
- Procede a firmar con el mouse o pantalla táctil, puede ser desde ordenador o celular, se captará tu foto mientras firmas:
- Acepta, y mueve la firma donde quieras en el documento, una vez que pones “guardar”, quedará registrado el proceso de tu firma en Blockchain y se emitirá el QR, que podrás usar para acceder al documento en cualquier momento:
Evidencias y registro en la Blockchain de Polygon
El documento firmado y almacenado en nube, se registra en la Blockchain de Polygon. Igualmente, como el ejemplo que presentamos, quedan las evidencias del firmante, y el link del hash en la blockchain y del documento:
IMPORTANTE: Para PLG es prioritaria la protección de los datos. Los datos de recaudo de evidencias gestionados en la plataforma son confidenciales y sólo lo podrán acceder las partes firmantes y quienes las partes requieran, y PLG maneja esta información de manera confidencial de igual forma según los parámetros legales y conforme a la Ley de Protección de Datos Personales. La información que se despliega con el QR es el documento original firmado por las partes.
Si deseas los servicios de gestionar tus documentos y la firma digital nos puedes contactar a info@panamalegalgroup.com. Continúa leyendo si quieres saber más de documentos electrónicos y la firma digital.
¿Qué es la Digitalización y Firma Digital en Panamá?
Firma Digital
La necesidad de realizar procesos más ágiles y el crecimiento en la competitividad en todos los sectores, nos hace incorporarnos a distintos métodos tecnológicos para hacer negocios.
La firma digital es un método de firma por vía de dispositivos electrónicos, que puede identificar a los firmantes de alguna manera, a través de lo que llamamos evidencias, que puede ser, desde la identificación del correo electrónico por medio del que se gestiona la firma, el celular, la biometría facial (toma de foto o identificación de la cara), y que se puede comparar inclusive con otros documentos como la cédula, prueba de vida, contraseñas de una sola vez, entre otros. En este sentido, se le da una equivalencia a la firma ológrafa (de puño y letra), sin embargo, existen excepciones que se puede establecer por Ley, como lo es aquellos procesos que sólo puede ser firmado con la firma electrónica calificada, o que requieren alguna formalidad especial como la gestión ante notario público.
¿Cuántas Firmas Digitales Existen?
En términos generales se pueden clasificar:
- Las firmas digitales simples: pueden catalogarse como las que no recaudan muchas evidencias, como ejemplo un click en unos términos y condiciones. Muchos usan una copia de la firma escaneada, esto NO es recomendable ya que no se garantiza la firma y la evidencia, y un notario o perito no podría verificar ello en caso de controversias. Estas suelen ser más rápidas, y aunque pueden ser válidas no son tan seguras si la otra parte rechaza la firma.
- Las firmas digitales avanzadas: Recaudan mayores evidencias como la biometría, junto con otros factores de confirmación. Se puede identificar la evidencia por notarios o peritos. Es más segura y tiene un proceso menos burocrático que la firma electrónica calificada.
- Las firmas electrónicas calificadas: Son las reguladas, en Panamá por la Ley 82 de 2012 que modificó la Ley 1 de 2008. Se trata de un proceso de emisión de firma calificada emitida por el Registro Público de Panamá que son los que mantienen la raíz de los certificados de esta firma, y gestiona parámetros internacionales de este tipo de firmas, se utiliza mayormente por funcionarios públicos que por Ley, es el sustituto de la firma ológrafa. El uso de esta firma requiere un pago de 50 dólares cada dos años, dentro de las desventajas es que las partes deben todas tener esta firma para poder suscribir los documentos. Para firmar se incorpora una contraseña que iría casada al certificado. Hoy el Registro Público ha empezado a manejar estos certificados en nube, mejorando un poco la experiencia al usuario. Te podemos ayudar a obtener de igual forma la firma electrónica calificada.
¿Cuál es la diferencia entre las Firmas Digitales y la Firma Electrónica Calificada?
Básicamente consiste en que la firma electrónica calificada (la regulada mediante la Ley 82) tiene prueba a priori en un proceso, quiere decir que se toma como el equivalente a una firma notariada. Por otro lado, las firmas digitales deben incluir para el proceso la certificación notarial (aclaramos que al momento del proceso, no de la firma) o la verificación de un perito que se solicita dentro del proceso.
Para las firmas digitales, existen muchas plataformas y tecnologías que se utilizan. Panama Legal Group utiliza la tecnología Blockchain para registrar la firma digital avanzada. Estaremos incorporando el uso de la firma electrónica calificada en nube prontamente, donde podrás utilizarla también para tus documentos según tu conveniencia.
¿Como mencionamos?
anteriormente, La Ley 51 de 2008 inicia estableciendo parámetros de legalidad en los documentos electrónicos, así como la creación de la firma electrónica calificada, que posteriormente fue modificada por la Ley 82 de 2012. Dentro de la validez de las firmas electrónicas y documentos digitales es importante aclarar que en el sector privado se pueden utilizar los mecanismos que estén disponibles en el mercado que puedan generar las evidencias probatorias necesarias para confirmar la identificación de las partes, así como su contenido, comprobando también el consentimiento, el objeto y la causa, y siempre que la misma sea inalterable. Leyes como la 83 de 2012 y la 144 de 2020 establecen que los funcionarios sí deben utilizar la firma electrónica calificada, emitida por el Registro Público, como medio de sustitución de firma ológrafa en papel.
Digitalización de tu Negocio
Todas las empresas, desde micro hasta grandes deben adaptarse y reformar su negocio con la cuarta revolución industrial.
¿Cómo lo hago?
Existe una pequeña laguna de conocimiento entre la teoría y la realidad, en el sentido de que la mayoría, por más que quisiera hacerlo, no tiene idea siquiera de qué comprende la digitalización, y no puede armar una estrategia definida para implementar estos cambios.
Si bien es cierto que parte de la transformación digital de un negocio incluye la utilización, por ejemplo, de redes sociales para venta de productos y servicios, y plataformas para conferencias y comunicación, debe involucrar otros elementos que podrían ser un poco más complejos para algunos. Para hacer más eficiente un negocio, se requiere también establecer un objetivo de automatización de procesos, y a su vez, el manejo digital de su operativa interna y hacia sus clientes. Esto incluye la eliminación física de solicitudes, formularios, contratos, entre otros documentos, que pueden ser gestionados a través de alguna plataforma segura, inmutable y trazable, que además permita la firma de estos, sin requerir una firma hológrafa.
Bancos, seguros, y financieras, por mencionar algunos, requieren muchas veces el llenado de formularios cada vez que un cliente solicita un producto, aun manteniendo ya en expedientes la misma información. Pese a que pudieran haber algunas limitantes establecidas por el regulador, lo cierto es que en muchas ocasiones a pesar de que exista permisividad de digitalizar el proceso, muchas no confían en la seguridad y/o legalidad para llegar a ello, sobre todo por la costumbre de sentir que de la manera tradicional funciona lo suficientemente bien para cambiar.
Si quieres saber sobre pagos en línea, puedes ir aquí.
El uso de algunas tecnologías como la identificación biométrica facial, dactilar, preguntas e seguridad, blockchain, DLT, siempre dentro del marco de la protección de datos personales, utilizando las plataformas y herramientas adecuadas con tecnología accesible para todos, son factibles para la implementación de digitalización de documentos, expedientes y firmas digitales . Las mismas también permitirán proveer elementos probatorios y validez a los documentos digitales en su negocio, implementar inclusive una atención 24/7, un mejor control de estadísticas y seguimiento, y la mejor utilización de sus recursos.
Si necesitas una guía de cómo empezar a transformar digitalmente tu negocio, el marco regulatorio que debes cumplir y además, los aspectos técnicos que debes tomar en cuenta, escríbenos.